團隊分散各地，AI 工作怎麼交接
把資料、草稿、審核和交接分開安排。這篇用內容工作示範流程，時段是示例。
這篇會聊到
成員不在同一個辦公室，交接就得寫清楚：資料在哪裡、草稿做到哪裡、誰看過了。AI 可以先整理和起草，但負責的人還是要知道它依據了什麼。
下面從內容工作的流程出發，拆成資料、整理、草稿與審核幾個步驟。後面的時間安排是示例，並非每天固定照表執行。
我們的工作長什麼樣
我們是做內容的小團隊，常常有人在路上。工作內容大概是：整理拍攝素材、寫文稿、做提案簡報、回廠商和合作方的信、管理一堆分散的知識與紀錄。這些事以前要靠記憶、翻資料夾、在群組裡問來問去，其中一部分整理和草稿工作，可以先讓 AI 處理，再由負責的人核對。
人不在同一個地方，是我們最大的限制，也是我們最早開始用 AI 的原因。
第一件事：把知識放進 AI 讀得到的地方
我們用 Markdown 整理背景資料，讓 AI 開工前先讀需要的頁面。內容包括：專案說明、素材紀錄、標準流程和可公開的資訊。每一頁都有固定格式，最上面先寫重點，細節往下放。
這個資料夾就是團隊和 AI 共同的「公司記憶」。要做簡報、寫文章、回信，AI 先讀這裡，不用每次重新跟它解釋我們是誰；新成員接手，也從這裡開始。
重點是分層讀，不整包塞。入口頁只放結論，例如「這個專案有哪些素材」就先列清單；真的要細節才往下翻。這樣 AI 讀得快、答得準，也不會把不相干的事混進來。
第二件事：素材進來，先讓 AI 整理
拍攝回來的素材，第一步是把影片的逐字稿丟給 AI，整理成當天的拍攝日記：去了哪裡、發生什麼、有哪些可用的畫面。這類工作有固定格式，可以先試小模型。但人名、地名和素材描述仍會出錯，要保留逐字稿供核對。
整理結果附上來源檔案再歸檔。之後要寫文章或做簡報，才知道每一段是從哪份素材來的。
第三件事：任務分級，不是每件事都用最貴的模型
我們的規則很簡單：
- 整理、歸檔、格式轉換、抓資料，這類「照規則做就對」的事，用小模型。
- 寫草稿、做判斷、處理矛盾資訊，用中階模型。
- 牽涉安全、密碼、刪資料、對外發布的決定，一律用最強的模型，而且要人確認。
開工前 AI 會先用一行字說明它打算怎麼分、大概要花多少，然後直接執行。我們不需要每一步都點頭，只有花錢、刪東西、對外送出的時候才停下來。
第四件事：對外的東西，人一定看過
這是不能退讓的底線。AI 可以寫信的草稿、寫文章的初稿、做簡報的第一版，但按送出的永遠是人。
舊簡報適合參考版型，數字則要回到原始來源核對。把文章資料和舊版示例放在一起時，也要說明哪份是本次可以引用的內容，避免 AI 直接照抄。
另外，我們在知識庫裡寫了一份「對外口徑紅線」：哪些數字只能怎麼說、哪些對象不能點名、哪些照片不能用。AI 產出之前會先對一次這份清單。
一份可參考的交接安排
早上：AI 把昨天進來的素材和訊息整理成一頁摘要，成員看過後，知道今天要處理什麼、誰在負責什麼。
上午：要做的提案或文章，負責的人先跟 AI 討論方向，定案之後它去寫第一版。這段時間人去做只有人能做的事，例如談合作、拍東西。
下午：看第一版，改方向或補資料，AI 再出第二版。如果缺資料就先補資料，再繼續改稿。
傍晚：對外要送的東西，由負責的人逐字看過才送。AI 順手把今天的決定和產出歸檔進知識庫，隔天接手的人和 AI 都有紀錄可查。
圖：一份工作安排示例。實際時段可調整，資料來源與審核責任要保留。
草稿交回來，要看什麼
只拿到一份完成稿，很難知道哪裡要查。可以要求 AI 交稿時附上三項資料：使用的來源、仍未確認的內容，以及這一版修改了什麼。例如回信草稿提到一個日期，就附對方原信的位置；簡報用了舊資料，就把資料日期標出來。
負責的人核對後，再把最後版本和待辦寫回專案紀錄。AI 不能因為文件看起來完成，就自行當成已批准。檔名或狀態欄標清楚「草稿」「待審」「已確認」，接手的人比較不會送錯版本。
哪些事我們不交給 AI
- 跟人談條件。語氣和關係是人的事。
- 決定要不要接一個案子。AI 可以幫我們算成本，但不幫我們做價值判斷。
- 任何需要簽名的東西。
怎麼開始
- 先把你們最常被問、最常重複解釋的事寫成文件。十頁就好，不用一次寫完。
- 挑一個最無聊的重複任務，例如會議紀錄整理，交給 AI 跑一個月。
- 定一條底線：什麼東西 AI 不能直接送出。寫下來，貼在大家看得到的地方。
- 把 AI 的產出和人的修改都留著。三個月後回頭看，你們會知道它哪裡可靠、哪裡不行。
從交接文件開始
先選一個專案，把「資料來源、目前進度、下一步、負責人」寫在同一份文件裡。讓下一位成員只看這份文件，就能知道工作怎麼繼續。
AI 加進來後，也沿用這份紀錄。工具可以換，交接時需要的資訊仍然要留下。
